vlooķup Function

Vlookup Function एक बहुत ही Powerful Function है जिसका इस्तेमाल किसी बड़े Data में से किसी Specific Value को Search करने के लिए किया जाता है। अगर हम एक एक करके बड़े Data में किसी Value को Search करना चाहे तो यह एक मुश्किल काम है और इसमें समय भी लग जाता है। और Error होने के बहुत Chances होते हैं ।

ऐसे में Vlookup के सही USE से हम कम समय में Data के अंदर एक Particular Value को आसानी से Search कर सकते है। Vlookup के यूज़ करने से हम Exact और Approximate दोनों तरह की Information निकाल सकते है।

Vlookup के use करने से पहले हमे कुछ महत्वपूर्ण बातो का ध्यान रखना होता है जिसके बारे में हम इस Post में आगे Details में समझेंगे। तो किर्पया आप इस Post को Last तक जरूर पढ़े।

• Lookup_Value: यह Vlookup फंक्शन का फर्स्ट आर्गुमेंट है। इसमें हम वह Value Define करते है जिसे Data के अंदर Search करना होता है।
• Table_Array: यह Vlookup फंक्शन का Second Argument है। इसमें हम जिस data में Value को Search करना है , उस Data की Range को यहाँ पर Define करते है।
• Col_index_num :यह Vlookup फंक्शन का Second Argument है। इसमें हम जिस कॉलम से हमे कोई इनफार्मेशन निकालनी है उस कॉलम का नंबर हम इस Argument में Define करते है।
• Range_Lookup : इसमें हमे दो ऑप्शन मिलते है। True या False, इसमें हमे Exact Value के लिए False और Approximate Value के लिए True Select करते है।
• ध्यान रहे, अगर हम Syntax में True और False में से कोई भी ऑप्शन नहीं देते है तो Syntax में By Default “True” ऑप्शन सेलेक्ट हो जाता है।

• Vlookup का Use करने से पहले हमे कुछ Important Points को समझना जरुरी है:-

  • Vlookup Function किसी भी Value को Selected Data के अंदर Left से Right की तरफ Search करता है.यह कभी भी लेफ्ट वाली वैल्यू को सर्च नहीं करता है, तो आप हमेशा ध्यान रखे आपकी सारी information right में होने चाहिए।
  • Vlookup Function का यूज़ करते समय यह ध्यान रखे की जिस इनफार्मेशन के बेस पर आप डाटा को सर्च कर रहे हो वो बिलकुल Unique होनी चाहिए, तो अच्छी प्रेक्टिस के लिए आप एक बार ID में डुप्लीकेट चेक जरूर लगा ले।
  • Vlookup का Use करने से पहले इस बात का ख़ास ख्याल रखना होता है कि Data Vertically Design किया गया हो, जिसका मतलब है कि Data ऊपर से नीचे की तरफ Arrange किया गया हो।
  • लेकिन Data अगर Horizontally Designed है, जिसका मतलब है कि Data को बाये से दाए की तरफ Rows में Arrange किया गया है तो हम Vlookup की जगह Hlookup Function का प्रयोग करते है।
  • Vlookup में हमारी जो Lookup Value है वो हमेशा Data के पहले Column में होनी चाहिए।
  • Vlookup Function Case Sensitivity होता है। यानि कि इसमें Upper Case और Lower Case में होने पर कोई फर्क नहीं पड़ता है । जैसे कि अगर आपने Main डाटा में कोई नाम “HARI” दिया है तो इसे आप “hari” लिख करके भी Search कर सकते है।

  • Excel में Vlookup का Use कैसे करते है, यह हम Example के द्वारा समझेंगे। इसके लिए हमने यहाँ पर एक Data Create कर लिया है जिसमे कुछ स्टूडेंट के नाम और उनकी Fees कॉलम B और कॉलम C में दी गयी है।

    

    Vlookup function

    अब हम Column E में “Shyam” और “Ankesh” दो Student के नाम पहले से ही लिख दिया है जिनकी फीस हम कॉलम F में Vlookup फंक्शन का प्रयोग करके निकालेंगे। तो चलिये देखते है कि यहाँ Vlookup फंक्शन का प्रयोग कैसे करेंगे:-

    

    Vlookup function in Hindi

    • Step 1: सबसे पहले हम Cursor को Cell F2 में ले जायेंगे जहा हमे यहाँ पर Formula लगाना है। Cell को Select करने के बाद “=VLOOKUP” type करके bracket “(“ लगाएंगे.
    • Step 2: अब पहले Argument lookup_value में हमे वह Value देनी है जिसे हमने Data को Search करना है, तो वह वैल्यू “shyam” है। यहाँ “shyam” को Data में Search करना है इसलिए हम Lookup Value में E2 टाइप करेंगे जिसमे पहले से ही “Shyam” का नाम लिखा हुआ है।
    • Step 3: इसके बाद दूसरे Argument table_array में हम पूरे Data को Select करेंगे जो कि “B2:B12” तक दिया हुआ है। Data को Select करने के बाद Dollar का Sign($) लगाकर इसे Freeze कर देंगे। यहाँ पर फ्रीज करना इसलिए जरूरी है की जहा पे सेलेक्ट किया हुआ है वो फिक्स रहे, आप चाहे तो F4 key को भी Press करके freeze कर सकते है।  Note: – Freeze करने का सबसे बड़ा फायदा यह होता है कि हमे बिलकुल सही इनफार्मेशन ही प्राप्त होती है। इससे Wrong Information मिलने के Chances पूरी तरह से खत्म हो जाते है। इसलिए यह एक अच्छी Practice मानी जाती है।
    • Step 4: अब हम तीसरे आर्गूमेंट col_num में “2” देंगे क्योंकि इसी Column से हमे Information निकालनी है।
    • Step 5:  इसके बाद सबसे अंत में हम range_lookup में “False” या “0” को Select करना है। क्योंकि हम यहाँ पर Exact Match चाहते है।
    • Step 6: और अंत में bracket क्लोज कर दे “)” और Enter Key Press करे ।

    

    Vlookup function in Hindi

    Please Note: Vlookup फंक्शन का यूज़ करते समय हमे इस बात का पूरा ध्यान रखना है की जिस डाटा को हम खोज रहे हैं वो एक तो पूरी तरह से Unique होना चाहिए और बिलकुल Exact वर्ड होना चाहिए कही पर वर्ल्ड में कही पर स्पेस या कुछ और नहीं लगा होना चाहिए।

    जैसे हमने यहाँ “shyam” दिया है जो कि Main Data से पूरी तरह से मिलता है। अगर हम इसमें कोई Extra Space, Character या एक point भी गलती से जोड़ देते है तो यह “#NA” का Error दे देता। हाँ अगर “Shaym” Main डाटा में नहीं होता तो फिर भी ये #NA का error देता है।

    Enter Key Press ही Fees F2 cell में Display हो जाएगी। जैसा कि आप नीचे Image में देख सकते है।

    अब F2 में दिए गए Formula को “ctrl+c” से Copy करेंगे और ctrl+v से F3 Cell में पेस्ट कर देंगे। ऐसा करते ही “Ankesh” की Fees भी Display हो जाएगी। और यदि हमारे पास और भी स्टूडेंट नाम है जिनको हमे Search करना है तो “Ankesh” के नीचे सभी नाम को ऐड करेंगे और एक साथ कॉपी पेस्ट कर देंगे।

    Enter Key Press ही Fees F2 cell में Display हो जाएगी। जैसा कि आप नीचे Image में देख सकते है।

    अब F2 में दिए गए Formula को “ctrl+c” से Copy करेंगे और ctrl+v से F3 Cell में पेस्ट कर देंगे। ऐसा करते ही “Ankesh” की Fees भी Display हो जाएगी। और यदि हमारे पास और भी स्टूडेंट नाम है जिनको हमे Search करना है तो “Ankesh” के नीचे सभी नाम को ऐड करेंगे और एक साथ कॉपी पेस्ट कर देंगे।

    तो अब तक आपने समझा कि Vlookup फंक्शन के साथ Exact Match का यूज़ करके हम Value को Search कैसे कर सकते है। अब हम जानेंगे कि Vlookup Function के साथ Approx Match का प्रयोग करके Value कैसे Search करेंगे।

    इसके लिए हमने यहाँ एक छोटा सा Example लिया है। इस Example में Column B में Employee Name और Column C में Salary के दी गई है। Column F और Column G में Employee की Post दी गई है ।

    हमे यहाँ पर Column D में सभी Employee की Post निकालनी है। तो चलिए स्टार्ट करते है।

    इसके लिए कॉलम D2 में Curser रखे जहा हमे Formula लगाना है। अब फार्मूला “=VLOOKUP(B2, $E$1:$F$5, 2,1)” Type करे।

    फार्मूला को समझे –

    

    Vlookup function in Hindi

    • Vlookup के पहले Argument Lookup Value में हम Cell का Address C2 देंगे जो कि Ram के Post को दिखाता है।
    • दूसरे Argument में हम Data को select करेंगे जो E1:F5 तक है और इसे Freeze कर देंगे। हमे इसी Data से Post को Search करना है इसलिए इसे हम Main Data की तरह इसका प्रयोग करेंगे।
    • तीसरे argument में हम Column Number 2 देंगे क्योंकि हमे पोस्ट चाहिए और यह Data के दूसरे Number के Column में है Note: Vlookup Function Data में Column को हमेशा Left से Right की तरफ सर्च करता है।
    • अब सबसे अंतिम Argument में हम Range Lookup “1” देंगे जिससे हम Approximate वैल्यू के आधार पर Post निकाल सके।
    • अब Enter Key Press करे। ऐसा करते ही D2 Cell में पोस्ट “A” Display होगा।
    • अब फार्मूला को ctrl+c से कॉपी करे और ctrl+v से बाकि सभी Cell में पेस्ट कर दे। या फिर C2 सेल के Right Bottom Corner से Mouse की सहायता से नीचे की तरफ Drag करे जिससे Formula पूरे Cell में Apply हो जायेगा।
    • आप अब नीचे दी गई Image में देख सकते है कि सभी Employee के ग्रेड कॉलम C में Display हो चुके है। इस तरह Vlookup का प्रयोग करके आप बड़ी ही Exact और Approximate Value को आसानी से Search कर सकते है।

    आशा है कि आपको हमारी यह पोस्ट जरूर पसंद आई होगी अगर आपका इस पोस्ट के Regarding कोई सवाल या सुझाव हो तो कमेंट बॉक्स में अवश्य लिखे। धन्यवाद!!!!