Excel introduction

MS Excel जिसका पूरा नाम Microsoft Excel है जिसे केवल Excel के नाम से भी जाना जाता है। यह Microsoft Corporation के द्वारा विकसित किया गया एक Spreadsheet Program है जो Data को Tabulation Format में रखने की सुविधा प्रदान करती है। यह Microsoft Office Suite के अंतर्गत आने वाला एप्लीकेशन है

जिस प्रकार पुराने समय में डाटा को रजिस्टर पर मनुअली पेंसिल की सहायता से Row और Column बनाकर व्यवस्थित किया जाता था ठीक उसी प्रकार इलेक्ट्रॉनिक वर्कशीट (Excel) में भी डाटा को व्यवस्थित करने के लिए Row और Column बने होते है।

एम एस एक्सेल डाटा को व्यवस्थित करने करने के अलावा कैलकुलेशन करने, निर्णय लेने, डाटा का ग्राफ तैयार करने, रिपोर्ट तैयार करने और वेबसाइट पर डाटा के साथ काम करने इत्यादि की सुविधा देता है।

इसमें बड़ी से बड़ी डाटा का Mathematical अथवा Logical Calculation करने के लिए बहुत सारे Formula, Function दिए गए होते है जिसका उपयोग करके किसी बड़ी गणनाओं को भी चुटकियों में किये जा सकता है। इसमें अंकीय डाटा का कैलकुलेशन करने के लिए Arithmetic Operator (+, -, *, / %, Etc.) का भी Use किया जाता है।

Excel में कोई भी डाटा Row तथा Column में व्यवस्थित होता है और इन्ही Row और Column के व्यवस्थित रूप को एक Worksheet कहा जाता है। एक वर्कशीट में 10,48,576 Row तथा 16,384 Columns होते है।

Row और Column के कटान से बनने वाले खाने को Cell कहा जाता है। इन्ही Cell में हम कोई भी Data Fill करते है। एक वर्कशीट में Cell की संख्यां 17,17,98,69,184 होती है।

एम एस एक्सेल की पूरी फाइल को एक Workbook कहा जाता है। एक Workbook में अधिकतम 255 Worksheet को बनाया जा सकता है।

इस सॉफ्टवेयर का निर्माण अमेरिका की प्रसिद्ध कम्पनी माइक्रोसॉफ्ट कारपोरेशन ने किया है। जिसके डायरेक्टर श्री बिल गेट्स जी है,

वर्तमान समय में ऑफिस में एक्सेल सॉफ्टवेयर के अंतर्गत काफी कार्य किया जाता है क्योकि एक्सेल शीट एक कैलकुलेटर की तरह कार्य करती है जिसके अंतर्गत हम बड़ी से बड़ी Mathematics Calculations को आसानी से हल कर सकते है क्योकि इस सॉफ्टवेयर में बहुत सारे Predefine Functions दिए गए है, आपको एक्सेल का पूरा कोर्स करने  से पहले उसका बेसिक ज्ञान होना अति आवश्यक है, इसी को देखते हुए आज की इस पोस्ट में आपको Microsoft Excel के Hindi Notes जो की बहुत ही सरल भाषा में लिखे गए है आपको दिए जा रहे है और उम्मीद है की इनको पढने के बाद आपको एक्सेल का अधिकतम ज्ञान जरूर हासिल होगा.

एम एस एक्सेल का उपयोग? Uses Of MS Excel In Hindi?

• MS Excel का उपयोग की बात करें तो इसका उपयोग मुख्य रूप से....
• डाटा को Tabular Format में रखने के लिए
• Mathematical तथा Logical कैलकुलेशन करने के लिए
• Conditional Formatting के लिए
• Data Filtering करने के लिए
• Data Sorting करने के लिए
• डाटा का चार्ट, ग्राफ तेयार करने के लिए
• बजट तेयार करने के लिए
• Accounting के लिए
• Checklist बनाने के लिए
• Mailing List बनाने के लिए
• People Management करने के लिए
• Stock Maintain करने इत्यादि के लिए किया जाता है।

MS Excel Window Components

1. Office Button

यह बटन एक्सेल में लेफ्ट हैण्ड साइड पर एक गोल आइकॉन की तरह दिखाई देता है जिस पर Office का लोगो बना होता है, यह बटन मेनू बार में होता है. इस बटन में Excel में बनने वाली फाइल या स्प्रेडशीट के लिए बहुत सारे एडवांस विकल्प होते है.

2.Quick Access Toolbar

यह टूलबार Title bar में होता है. इसे हम शॉर्टकट की तरह उपयोग मे लेते है. इस टूलबार में हम अधिकतर काम आने वाले आप्शन को Add कर कर लेते है जिससे काम को हम आसानी से और जल्द कर सके.

3. Title bar

Title bar Excel  में सबसे ऊपर को और होती है इस बार पर MS Excel मे बनाई गई फाइल के नाम को दिखाया जाता है. जब तक फाइल को सेव  नही किया जाता है तब तक फाइल का नाम नही दिखाया जाता है और वहां “Book1” लिखा होता है. जैसे ही हम फाइल को किसी भी नाम से सेव करते है तब “Book1” के स्थान पर फाइल नाम दिखाया जाता है.

इस बार के दांये कोने में तीन बटन होते है जिनके नाम इस प्रकार से है “Minimize” इस पर क्लिक करने से Open Program टास्क बार में आ जाते है दूसरा “Maximize or Restore” यह बटन विंडो की width को कम या ज्यादा करने का कार्य करता है. और तीसरा बटन “Close” प्रोग्राम को बंद करने का कार्य करता है.

4. Ribbon

Ribbon MS Excel विंडो का एक और भाग है. यह Menu Bar से नीचे होता है. इस बार में Excel Tabs  में जो विकल्प मेनू बार में होते है उन्ही आप्शन को इसमें भी दिखाया जाता है.

5. Menu Bar

यह बार टाइटल बार के नीचे होती है. इसे Tab Bar भी बोल सकते है, Menu Bar में कई विकल्प होते है और प्रत्येक की अपनी Ribbon होती है.

6. Name Box

Name Box Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में एक बॉक्स होता है. इस बॉक्स में Sheet Cell के नाम को दिखाया जाता है एवं हम इसमें cell का नाम डालकर उसे खोज भी सकते है.

7. Formula bar

Formula Bar MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में Name Box के बगल में होती है. इस बार में Excel के Formulas को लिखा जाता है.

8. Status Bar

Status bar Excel में बिल्कुल नीचे को ओर होती है. इस बार में “Zoom Level” नामक टूल भी होता है, जिसकी सहायता से हम Sheet को Zoom in तथा Zoom out भी कर सकते है. इसके अलावा भी बहुत से टूल इस बार में होते है, जैसे; Language, Word Count, Page Number आदि.

9. Scroll Bar

Scroll Bar Excel में Left Hand Side vertically तथा नीचे horizontally Bar होती है, जो Sheet को ऊपर-नीचे एवं दांये-बांये सरकाने का कार्य करती है.

10. Text Area

Text Area Excel का सबसे मह्त्वपूर्ण भाग है यह Excel विंडो का सबसे बडा तथा मध्य भाग होता है. Text area को MS Excel में Sheet बोला जाता है. इसी क्षेत्र मे text को लिखने का कार्य करते है.

एम एस एक्सेल विंडो के एलिमेंट? MS Excel Window Elements In Hindi?

Quick Access Toolbar: 

यह Top Left कार्नर पर होता है जो Undo, Redo, Save Etc. कमांड देने के लिए Quick Access Button उपलब्ध कराता है।

Title Bar:

 यह प्रोग्राम विंडो के सबसे ऊपर होता है जिसमे Document का नाम प्रदर्शित होता है।

Program Control Window: 

यह Top Right कार्नर पर होता है जिसमे Minimize, Maximize/Restore तथा Close बटन होता है जिसकी मदद से प्रोग्राम को छोटा, बड़ा या क्लोज किया जाता है।

Ribbon: 

यह Formula Bar के ऊपर होता है जिसमे एक्टिव टैब से सम्बंधित कमांड Group Wise डिस्प्ले होता है।

Ribbon Tab:

 यह Title Bar के निचे होता है जिसे Tab Bar भी कहा जाता है। इसमें Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View…. Tab होता है जिसका सम्बंधित कमांड Ribbon में डिस्प्ले होता है।

Workbook Window Control: 

यह प्रोग्राम विंडो कण्ट्रोल के ठीक निचे होता है जिसमे Minimize, Maximize/Restore तथा Close बटन होते है जिसका काम केवल Workbook को छोटा, बड़ा या क्लोज करना होता है।

Formula Bar:

 यह रिबन के ठीक निचे होता है जिसमे Active Cell का Formula डिस्प्ले होता है।

Active Cell Name Box:

 यह Formula Bar के Left Side होता है जिसमे Active Cell का नाम डिस्प्ले होता है।

Row: यह वर्कशीट पर बने टेबल के Horizontal Line होता है जिसे Row कहा जाता है।

Column: यह वर्कशीट पर बने टेबल के Vertical Line होता है जिसे Column कहा जाता है।

Cell: Horizontal और Vertical लाइन के कटान से बनने वाले खाने को Cell कहा जाता है, इसी Cell में कोई डाटा फिल किया जाता है।

Row Heading: यह वर्कशीट के बाएं साइड होता है जिसमे Row की पहचान के लिए Continues Numerical Number लिखे होते है उसे Row Heading कहा जाता है। यह 1 से शुरू होकर 10,48,576 तक जाता है।

Column Heading:

 यह वर्कशीट के ऊपर साइड होता है जिसमे Column की पहचान के लिए Continues Alphabetical Number लिखे होते है उसे Column Heading कहा जाता है। यह A से शुरू होकर XFD तक जाता है।

Worksheet Tab: 

यहाँ पूरी वर्कबुक में वर्कशीट की संख्यां को Tab के रूप में प्रस्तुत होता है जिसे वर्कशीट टैब कहा जाता है। किसी भी वर्कबुक में By Default तीन Worksheet Tab होते है Sheet1, Sheet2, Sheet3....अर्थात किसी भी एक वर्कबुक में तीन वर्कशीट होते है, वर्कशीट की संख्यां जरुरत के अनुसार बढ़ा भी सकते है।

Scroll Bar:

 यह Horizontally तथा Vertically दोनों साइड एक स्लाइडर की तरह होता है जो Document को ऊपर-निचे, लेफ्ट-राईट करने के सुविधा प्रदान कराता है।

Status Bar: 

यह पूरी विंडो के सबसे निचे होता है जिसमे Selected Option का Status Show होता है।

Views Button:

 यह Status Bar पर मोजूद Zoom Slider के बगल में होता है, यहाँ तीन बटन होते है Normal, Page Layout तथा Page Break Preview जो तीन अलग-अलग View Mode प्रदान कराता है।

Zoom Slider: 

यह Status Bar के Right Side होता है जो वर्कशीट को Zoom In तथा Zoom Out करने की सुविधा प्रदान कराता है।